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Como usar uma planilha de orçamento de obra com eficiência?

É comum ficar refém da desorganização dos pedidos de compras na engenharia civil, observando as horas passarem por falta de material de construção no canteiro de obras. Muitas vezes, a raiz desse problema é, na verdade, um reflexo da ausência de mecanismos de controle que colaboram para aumentar a previsibilidade de gastos, evitar o desperdício de insumos (uma pedra no sapato de qualquer construtora) e, por consequência, aumentar a margem de lucro.

Na contramão desses desafios, há empresas do ramo da construção civil recorrendo à boa e velha planilha de orçamento para resolver problemas que, em muitas corporações, arrastam-se por tempos: a falta de planejamento. Um controle eficaz é o maior aliado das equipes que atuam no canteiro de obras, porque podem garantir um rigoroso olhar sobre todos fatores que podem acelerar ou atrasar o ritmo dos empreendimentos. É também o amigo número um de quem deseja estabelecer prazos realistas e, principalmente, cumpri-los.

Quer saber como usar uma planilha de orçamento de obra da maneira mais eficiente possível? Continue a leitura que nós te ensinaremos!

O que uma planilha de orçamento de obra pode fazer por você

  • Reunir todos os gastos previstos;
  • Estabelecer etapas, sub-etapas e tarefas a serem realizadas;
  • Dar uma visão geral sobre os custos;
  • Compreender a distribuição de valores investidos.

É muito comum ouvirmos a frase “mas eu já sei de tudo isso, pego o histórico da obra anterior!” Mas você, melhor do que ninguém, sabe que nenhum empreendimento é igual ao outro.

O que significa dizer que cada obra, por traços mais similares que tenham com alguma outra já realizada, necessita de um olhar detalhado e correto. Existem 4 prejuízos claros de que sua construtora pode amargar, caso você não siga por esse caminho:

1- Custos de última hora

Sem planilha de orçamento de obra, fica praticamente impossível realizar um planejamento assertivo. Afinal, o processo de compras (que é um dos mais importantes dentro do empreendimento), se não for planejado com antecedência, fica refém de mecanismos de logística e outros procedimentos que podem levar a atrasos e a preços bem mais altos do que se tivessem sido planejadas anteriormente.

2- Falta de histórico para comparação

Uma outra consequência em médio prazo é não dispor de informações que o levem a criar um padrão, facilitando compras maiores e levando, assim, a descontos mais vantajosos. Por mais que não existam empreendimentos iguais, há alguns insumos e composições que se repetem. Uma análise frequente pode ajudar a estabelecer padrões a partir de um olhar apurado e técnico.

3- Escassez de domínio sobre a operação

Não recorrer a uma planilha de controle de obra significa abrir mão de um olhar rigoroso sobre o canteiro de obras. Sem um planejamento assertivo, não se pode avaliar com exatidão a quantidade de materiais e as horas de prestadores de serviço que precisam ser contratadas. Ou seja: é um passo para a desordem!

4- Diminuição da margem de lucro

Nem é preciso falar muito sobre o quanto a falta de atenção nos gastos reflete na rentabilidade da construtora. Sem um orçamento preciso, a sua corporação pode conviver com rotinas desnecessárias, pouco aproveitamento da equipe de trabalho contratada e subutilização de máquinas alugadas. Colocando na ponta do lápis, seu bolso e o caixa da sua empresa serão fortemente impactados.

Qual é a importância do planejamento de obra

Para evitar todos esses prejuízos apontados acima, você já deve ter em mente que um auxílio fundamental à composição do seu orçamento de obra é o planejamento dela. Inclusive, esse é o grande diferencial de um gerente de obras, que não deixa os seus projetos à mercê de imprevistos e tem todas as etapas de produção devidamente registradas, detalhadas e organizadas.

O pior é que muitas empresas e empreendedores ainda dão pouco valor a essa etapa do projeto — que ocorre antes, durante e após a construção —, tornando-se reativos. Na verdade, um bom profissional que já tenha trabalhado com diversos cursos na área para se especializar sabe o quanto isso é errado.

Menos reação e mais ação é o que valida um bom projeto, no fim das contas. Portanto, estar à frente é um desafio cuja dificuldade pode ser minimizada quando você tem todas as informações à mão, de maneira antecipada.

Percorra as seguintes etapas ao investir em um projeto

Analise a viabilidade da obra

Além de importante para organizar a produção, esta etapa é determinante para a elaboração do seu orçamento de obra, uma vez que você pode buscar saber:

  • Quantos (e quais) equipamentos, colaboradores e ferramentas serão utilizados;
  • Os custos unitários e a composição deles para executar a fundação, preparar o terreno e contratar mão de obra e maquinários;
  • Os prazos para a conclusão de cada etapa da obra;
  • Os custos com a regularização da obra e seu licenciamento;
  • O cálculo relativo ao Retorno de Investimento (ROI).

Veja como isso, por si só, já confere profunda relevância ao trabalho do orçamentista, que hoje, também, pode contar com uma série de ferramentas tecnológicas para elaborar orçamentos eficientes.

Faça o orçamento e o alinhamento com o cronograma

Com a viabilidade detalhada, orçamento ganha a vez e, em seguida, é esse documento quem vai ditar os caminhos do cronograma com relação a prazos, mão de obra e equipamentos. Dessa maneira, sua empresa se blinda contra os principais imprevistos e possíveis atrasos ou prejuízos, já que todos os colaboradores saberão, exatamente, o que realizar e como realizar com antecipação. Assim, você facilita a organização no canteiro de obras.

Acompanhe

Também por meio de recursos tecnológicos, como os softwares de gestão, é possível manter o acompanhamento sobre os avanços da obra praticamente em tempo real. Assim, fica fácil analisar tudo o que foi apontado no orçamento de obra e o quanto esses dados estão sendo cumpridos e respeitados ao longo da obra. Inclusive, essas informações podem servir como uma espécie de diário da obra, já que os projetos seguintes e similares aos anteriores contarão com uma boa base comparativa para obter sucesso em suas futuras obras.

Como a tecnologia ajuda uma planilha de orçamento da obra

Agora que está nítida a relevância de um bom planejamento para guiar a elaboração do seu orçamento de obra, é importante aprofundarmos a importância de recursos tecnológicos para tornar o controle da análise de dados ainda mais eficiente. Muita gente já está convencida da importância de recorrer a esse controle, mas desiste para não ter que ficar “alimentando” planilha.

Na verdade, essas pessoas têm razão: a tecnologia está aí para nos livrar de rotinas pouco práticas, como a de ficar calculando itens e checando se as tabelas estão corretas. Qualquer distração em uma linha e o resultado pode ser desastroso!

Por isso, seus melhores aliados devem ser os softwares de gestão focados nas necessidades da construção civil. Eles dispõem de módulos que facilitam ao extremo a missão do planejamento e devolvem a você e à sua equipe uma tarefa que não pode ser delegada a ninguém: a de analisar informações estratégicas, capazes de orientar decisões no empreendimento.

Uma solução desenvolvida por especialistas é capaz de reunir o histórico dos empreendimentos, ajudá-lo na gestão preventiva, a eliminar o desperdício, a controlar com mais rigor a operação e, principalmente, a integrar os departamentos. Com isso, todos podem olhar para dados atualizados e que podem agilizar medidas que impactam diretamente no êxito da construção.

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Este post foi escrito por Noventa TI