Saiba o que é importante computar em uma planilha de controle de estoque

Muitas vezes, a redução de custos na obra se traduz em um cuidado maior com os próprios materiais. E isso inclui um bom planejamento e execução da planilha de controle de estoque, sabia?

Afinal de contas, é por meio dela que a sua empresa consegue manter os investimentos equilibrados, tendo como base a necessidade para cada projeto. Isso evita que material em excesso vá ao canteiro de obras e corra o risco de se deteriorar, por exemplo, entre outros problemas que podem gerar desperdícios múltiplos — e custosos — para a sua empresa.

Mas a grande questão que permeia o assunto é: o que é importante computar em uma planilha de controle de estoque? Para saber a resposta, convidamos você a nos acompanhar ao longo deste post. Boa leitura!

A importância de uma planilha de controle de estoque

A falta de um bom controle de estoque é um dos principais vilões das empresas de construção civil. Em primeiro lugar, porque o desperdício dos materiais está entre os grandes prejuízos do segmento, e a logística é fortemente afetada também por essa ausência de planejamento.

Além disso, sem uma boa planilha de controle de estoque fica difícil identificar o consumo médio de materiais por projeto. Como precificar de maneira lucrativa o serviço, se não há o menor controle de custos e gastos para a execução do projeto? Sem falar no risco de montar um estoque com excesso de itens. E estoque parado se traduz em dinheiro parado.

Agora, ao ter um controle efetivo sobre esse setor produtivo da empresa, o planejamento é mais eficiente, o investimento é mais preciso e a organização vai fazer parte do cronograma de execução das obras. Sem falar em suas outras vantagens, como:

  • mais produtividade;
  • logística aprimorada;
  • cumprimento de prazos;
  • canteiro de obras mais organizado;
  • mais qualidade na apresentação do produto final para os clientes.

O início de uma boa planilha de controle de estoque

A boa gestão com a planilha de controle de estoque começa, então, com a conceituação dos itens considerados como estoque. É essa análise inicial que vai permitir a identificação do que computar na planilha. Em seguida, é hora de avaliar a quantidade de itens — e do número disponível de cada um deles — e dedicar um espaço em sua planilha para registrar a entrada e a saída — ou o consumo da matéria-prima — para manter um rigoroso monitoramento.

Ou seja: uma boa planilha de controle de estoque pode ser elaborada tendo com base os seguintes itens de registro:

código ou descrição de cada material ou produto — facilitando a identificação do mesmo em seu banco de dados;

  • a unidade de consumo (seja ela em kg, metros, por unidade etc.);
  • o estoque mínimo desse material em questão;
  • onde ele se encontra, no interior do estoque;
  • a data e o horário em que ocorreu a entrada do material em questão;
  • a data e o horário em que ocorreu a saída do material em questão.

Você pode ainda deixar a planilha mais completa acrescentando o valor do custo de entrada, de saída e também do estoque atual para manter uma avaliação financeira mais otimizada dos custos relativos a uma obra, por exemplo. Sem falar que é de suma importância saber quanto se tem estocado, em valores, para manter o fluxo de caixa da empresa sadio.

Como melhorar o controle de estoque da empresa?

Além dos itens acima mencionados, a sua empresa pode agregar mais valor a esse setor por meio de algumas boas práticas a serem implementadas em sua rotina. Por exemplo:

O espaço de armazenamento

Isso é de suma importância porque os problemas com a conservação dos materiais não se limitam apenas ao canteiro de obras. O local de armazenamento deve estar de acordo com as necessidades que cada item dispõe. Sem falar que deve haver espaço suficiente para a estocagem, bem como o tráfego e contagem de itens.

Um bom software de gerenciamento de obras

É válido destacar, também, que a tecnologia é fundamental para um efetivo controle de estoque. Isso porque a planilha de controle de estoque, embora fundamental, por si só não confere uma análise mais estratégica da situação de sua empresa.

Por exemplo: seja por meio de uma planilha manual ou digitalizada, os dados não dialogam entre si, e isso dificulta uma avaliação precisa da quantidade de itens, que deve ser continuamente atualizada pela sua equipe.

Por sua vez, com o sistema de gestão de obras as informações são atualizadas a cada movimentação do estoque. Pense no quanto isso gera economia de tempo, produtividade e precisão na contagem de itens do seu setor? Além disso, por meio desse tipo de solução tecnológica é possível cruzar dados e fazer projeções múltiplas em curto, médio e longo prazos. Uma facilidade mais que bem-vinda para evitar desperdícios e prejuízos.

Essa tecnologia ainda confere uma série de outras vantagens, como:

  • alertas para notificar o estoque mínimo dos itens. Algo que facilita a negociação com fornecedores, pois você aprenderá mais a respeito dos seus próprios hábitos de compra;
  • facilita o acompanhamento de pedidos de compra;
  • permite um controle eficaz da ordem de produção.

Não faltam benefícios para contar com uma planilha de controle de estoque revolucionária, portanto. Ela tem tudo para agregar muito mais valor ao seu negócio, desenvolvendo uma vantagem competitiva sem igual para desenvolver gradativamente a sua marca no mercado.

Vale adiantar, o entanto, que esse não é o único fator a ser levado em conta para a boa administração de uma empresa de engenharia. Outro elemento significativo é o orçamento das obras.

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Este post foi escrito por Noventa TI