Uma eficiente administração de empresas conta com um monitoramento preciso a respeito de toda movimentação que acontece na empresa e no canteiro de obras. Afinal, uma empreiteira ou construtora convive com uma atribulada rotina interna e externa. Daí a Daí a necessidade em contar com soluções que ajudem na gestão, como a planilha de controle de estoque.
Sua relevância se dá pelo princípio básico de ter sempre à mão a quantidade certa de materiais para a composição de um projeto, sem imprevistos. Só que, por outro lado, o estoque abastecido é só uma parte do processo, já que estamos falando também de um investimento para o seu negócio.
E é por isso que vamos ver, neste post, o que deve figurar em sua planilha de controle de estoque, como fazê-la e as vantagens nisso. Acompanhe!
A importância em ter uma planilha de controle de estoque
A planilha de controle de estoque ajuda as empresas a identificarem o fluxo ideal de materiais a serem armazenados e utilizados em curto e médio prazo. Com isso, seu planejamento é mais eficiente e livre de desperdícios e até mesmo prejuízos com negociações pouco vantajosas.
Como os custos no gerenciamento de obras levantam continuamente o sinal de alerta em empreendedores, a planilha de controle de estoque se mostra de alta relevância porque ajuda em uma série de aspectos cotidianos, como:
Controle monetário
Como cada material ou equipamento tem um custo — e eles também podem variar de acordo com cada construção —, a planilha de controle de estoque ajuda a manter os gastos sob vigília.
Assim, são poucas as surpresas que podem impactar o dia a dia de sua empresa, uma vez que as previsões já foram estabelecidas e estão sendo monitoradas.
Controle de entradas
Com um controle preciso, sua equipe sabe com antecedência a quantidade — e até mesmo a qualidade — dos materiais presentes em estoque. Quanto mais detalhado, melhor é a análise que os profissionais poderão fazer para adequá-los em cada projeto, permitindo um custeamento muito mais eficiente.
Controle de saídas
Se as entradas são controladas o mesmo deve ocorrer com cada saída. Isso ajuda a avaliar o melhor período de reposição de cada item utilizado, da mesma maneira que profissionaliza todo o processo.
Por exemplo: com um controle de saídas dá para saber quem solicitou os materiais, o quanto foi utilizado e o quanto deveria ter sido utilizado com base em projeções anteriores. Isso tudo faz com que sua empresa arque cada vez menos com desperdícios e prejuízos.
Como fazer uma planilha de controle de estoque
Para começar a elaborar a sua planilha de controle de estoque, vamos ao básico: comece pela contagem de cada material armazenado, registrando-a junto do consumo médio de cada um deles. Como mencionado, esse exercício favorece a utilização muito mais consciente de cada item, valorizando os custos finais de sua obra.
Para ajudar na visualização de como ficaria uma planilha de controle de estoque, confira abaixo algumas informações que consideramos determinantes para colher os benefícios em utilizá-la no dia a dia de sua empresa:
- O código aplicado para o material, bem como um descritivo do produto;
- A unidade pela qual o material pode ser mensurado — como unidade, kg ou metros, entre outras;
- O estoque mínimo de itens para cada tipo de material;
- As datas — entrada e saída — que devem ser continuamente atualizadas;
- O lugar onde esse material pode ser encontrado no estoque ou almoxarifado;
- O valor de custo — tanto de entrada quanto de saída — e o seu valor atual em estoque;
- O custo médio — ou de determinado período — de gasto com cada item.
Viu como a planilha de controle de estoque pode agregar muito mais segurança, confiabilidade, agilidade e produtividade à sua empresa? É uma solução bastante completa, que tem tudo para otimizar o fluxo de informações e tornar o seu negócio muito mais eficiente — e sem custos desnecessários.
Atenção ao elaborar a planilha de controle de estoque
Vale adiantar que a planilha de controle de estoque foi idealizada, por muito tempo, à mão. Ou seja: dificilmente, ela era atualizada e os dados calculados obtinham a mesma precisão de uma solução digital, que é atualizada em tempo real e permite uma análise mais ampla e estratégica dos dados armazenados.
Afinal de contas, bons softwares de gestão integram as informações de sua empresa. Por exemplo: o seu estoque ou almoxarifado com relação ao inventário. Esse planejamento se torna mais estratégico, eficaz e alinhado ao dinamismo dos projetos em construção e em planejamento.
Pois, como mencionamos, uma planilha de controle de estoque ajuda a se posicionar em curto, médio e em longo prazo. Isso deixa a sua empresa mais ativa e preparada para suprir as demandas com antecedência, evitando atrasos no cumprimento do cronograma e os já citados prejuízos e desperdícios de toda ordem.
Outro ponto a se considerar é o prazo de validade de diversos materiais. Com uma solução digital a sua planilha de controle de estoque pode considerá-los, criando notificações para que você não os perca por mero detalhe que pode aumentar consideravelmente o custo de uma obra — e sem a menor necessidade disso.
O planejamento de um canteiro de obras também influencia no seu controle de estoque, pois muito do que não foi utilizado em uma pode ser deslocado de maneira logística para outro projeto — ou até mesmo devolvido para o estoque.
Diante da segunda opção, perceba também a importância em ter um controle das saídas e retornos. Assim, evita-se que você compre mais do que necessite, uma vez que nem todo o material requisitado foi usado e pode ser reaproveitado futuramente.
Deu para ter uma noção mais aprofundada do quanto uma solução ágil e integrada pode fazer toda a diferença na composição de uma planilha de controle de estoque? Agora, para que você não perca nenhuma de nossas dicas e novidades, que tal assinar a nossa newsletter? Dessa maneira, tão logo a gente tenha algum conteúdo de seu interesse, ele já estará disponível em sua caixa de e-mails!