Como ter um melhor controle de materiais na construção civil?

A execução de uma obra requer a compra de diversos itens, que irão compor desde a sua estrutura até o acabamento. Principalmente para construtoras que trabalham com mais de um empreendimento, o controle de materiais é fundamental para evitar a falta ou excesso deles.

A ineficiência desse controle pode gerar desperdício, atrasos na entrega, diferença na qualidade ou estética de certos componentes, entre outros problemas. Ainda existe o cuidado necessário na aquisição de equipamentos e ferramentas, que podem demandar novas compras para reposição.

O controle de materiais é apenas uma entre diversas atividades que demandam acompanhamento dos responsáveis pela obra. Fica difícil fazer isso sem a ajuda de métodos e ferramentas auxiliares, concorda?

Para ajudar, separamos algumas dicas úteis para um controle de materiais eficiente. Confira e evite problemas!

O impacto do controle de materiais nos diferentes processos de uma construção

A gestão dos materiais necessários para uma construção precisam ser considerados desde o planejamento da obra. É fundamental, portanto, que o controle de materiais receba a atenção necessária em todas as etapas e processos. No momento de planejar, o orçamento deverá conter todos os insumos necessários, da maneira mais precisa possível.

Essa precisão é importante porque não é apenas a falta de um material que gera problemas, mas também o excesso. Mais do que isso, é fundamental planejar o armazenamento dos produtos ou alinhar-se com os fornecedores para uma entrega seriada de acordo com o cronograma de construção.

Isso ajuda a evitar desperdícios. Por outro lado, é fundamental lidar com fornecedores de confiança para impedir atrasos no cronograma, o que acarretaria em demora na entrega ao cliente e outros problemas decorrentes disso.

Sendo assim, o controle de materiais envolve processos incorporados no planejamento, orçamento e cronograma, além de processos próprios, como compras, controle de estoque, armazenamento e logística. Cada um desses momentos deve ser considerado nos custos a serem repassados ao cliente.

4 Benefícios de um controle de materiais eficiente na construção civil

O controle de materiais extrapola a prevenção de prejuízos e problemas. Ele poderá proporcionar vantagens e diferenciais para a construtora caso seja encarado de maneira estratégica. Veja alguns exemplos dos benefícios de profissionalizar essa atividade:

1. Maior poder de negociação com fornecedores

Todo fornecedor gosta de receber um pedido grande e organizado. Com um orçamento devidamente elaborado, é possível conseguir melhores preços para os materiais, sem precisar comprar a mais ou comprometer a qualidade.

Isso acontece simplesmente porque com um controle de materiais adequado é possível fazer pesquisas mais refinadas e atrair fornecedores que preferem ter empresas bem estruturadas como clientes.

2. Vantagens por antecipação da compra

Quando a compra dos itens é programada com antecedência, é possível conseguir melhores preços com alguns fornecedores. Alguns estabelecimentos fazem isso, por exemplo, porque economizam com armazenamento, planejando a compra direto para a entrega ao cliente.

Essa alternativa também pode oferecer um frete mais barato e, no final, gerar uma economia considerável. Talvez não seja algo interessante para todos os materiais, mas pode ser uma opção para os que não serão utilizados no início da obra.

3. Evita problemas de armazenamento

Quando se faz um bom controle de materiais fica mais fácil organizar e gerenciar o local de armazenamento. Esse é um fator de muito impacto no orçamento, pois geralmente estes locais são alugados ou demandam manutenção. Além disso, há certos materiais que precisam de cuidados específicos. A gestão dos materiais auxiliará na organização das necessidades de armazenamento, evitando prejuízos.

4. Qualificar as próximas compras de materiais

Se o controle de materiais favorece a obra para o qual ele foi realizado, ele não para por aí. Os dados que ele produz podem auxiliar na otimização de futuros orçamentos e gerenciamento de insumos para obras futuras.

É possível, por exemplo, rever se o uso de certos materiais e métodos construtivos foram interessantes, ou se poderiam ser substituídos por alternativas melhores. Igualmente, ele ajuda a avaliar a viabilidade de permanecer negociando com um fornecedor ou buscar por outros.

Enfim, semelhante a outros dados, cada controle ajudará a tomar decisões melhores e mais acertadas na próxima construção.

Dicas para fazer um controle de materiais com qualidade

Se você ainda não faz o controle de materiais em sua rotina, é hora de começar. Mas, talvez você faça e não esteja alcançando os resultados esperados com essa atividade. Em todo caso, as dicas a seguir vão te ajudar a gerenciar os insumos da obra com mais eficiência. Vamos lá!

O controle dos materiais começa antes da compra

Como já observamos, é preciso pensar na gestão dos insumos desde o planejamento e orçamento. Essa etapa te ajudará a organizar os próximos passos com maior facilidade. Em cada momento, registre e atualize os dados dos materiais com todas as informações que forem pertinentes.

Monitore as compras, as entregas e o estoque

Quando de posse dos materiais, o primeiro passo é fazer uma vistoria atenta de tudo o que estiver no estoque. Anote a quantidade, a marca, a data de chegada, entre outros pontos, para ter total controle.

Caso as entregas sejam fracionadas, repita esse processo em cada recebimento, organizando os produtos de acordo com o status de compra, entrega, localização e o que mais for útil para ter clareza da situação de cada material.

Providencie armazenamento adequado para cada material

Destinar locais adequados para armazenamento das matérias primas é algo a ser feito antes da entrega dos produtos. Em caso de transporte, este também precisará ser planejado de acordo com as propriedades de cada produto.

Alguns materiais, por exemplo, precisam ficar abrigados da chuva. Outros não podem permanecer expostos ao sol. Há ainda os que demandam cuidado no manuseio. Cada detalhe deve ser considerado para evitar perdas.

Atenção à logística do estoque armazenado

Obviamente, os materiais armazenados precisarão ser utilizados em algum momento na construção. Para evitar problemas e atrasos, é importante assegurar a facilidade de localização dos materiais, assim como o espaço suficiente para circulação de acordo com o método de retirada de cada um.

Se a areia, por exemplo, precisar ser retirada com o trator, é necessário ter espaço disponível para que a máquina transite. A falta de atenção aos aspectos logísticos do estoque de materiais poderá resultar em lentidão no progresso da obra ou mesmo em danos a equipamentos, materiais e, em situações extremas, maior risco de acidentes.

Registre e atualize os dados de controle

Para a fluidez das etapas, é preciso que o controle de materiais seja atualizado com agilidade, incluindo todas as entradas e saídas, em planilhas configuradas para oferecer uma visão clara do uso dos produtos.

Esse monitoramento permite identificar desperdícios e imprevistos em tempo de corrigir o que estiver inadequado ou criar planos para lidar com situações inesperadas. Essa etapa é fundamental para prevenir problemas que resultem no atraso da entrega da obra e outros prejuízos.

Automatize os processos administrativos da construção

O controle de materiais feito manualmente é trabalhoso, demorado e sujeito a muitos erros. Uma das razões é que a atividade quase sempre divide a atenção do responsável com várias outras. Fora isso, qualquer tarefa repetitiva e minuciosa é cansativa para a mente humana.

Esse e outros processos podem ser melhor executados por meio da automatização, utilizando, por exemplo, softwares ou ERPs. Além de maior precisão, com um sistema inteligente é possível ter atualizações em tempo real e variáveis mais amplas para previsão de cenários.

O uso da tecnologia para automatização de processos burocráticos, na construção civil, é um investimento com retorno certo nos resultados. Toda construtora que deseja crescer, aumentar o rendimento e se destacar no mercado, precisa organizar os seus processos de maneira excepcional.

O controle de materiais, como você já sabe, é apenas um desses elementos importantes. Na construção civil não temos meio termo: cada atividade interfere nas outras e, consequentemente, no resultado final. Buscar o auxílio da tecnologia é uma resposta adequada à complexidade desse mercado.

Uma resposta ainda mais adequada é utilizar sistemas criados especificamente para a engenharia civil, como os softwares da 90TI. São soluções diferentes, para atender às necessidades de informatização das diversas construtoras. Saiba mais sobre a 90Ti e suas soluções!

Saiba o que é importante computar em uma planilha de controle de estoque

Muitas vezes, a redução de custos na obra se traduz em um cuidado maior com os próprios materiais. E isso inclui um bom planejamento e execução da planilha de controle de estoque, sabia?

Afinal de contas, é por meio dela que a sua empresa consegue manter os investimentos equilibrados, tendo como base a necessidade para cada projeto. Isso evita que material em excesso vá ao canteiro de obras e corra o risco de se deteriorar, por exemplo, entre outros problemas que podem gerar desperdícios múltiplos — e custosos — para a sua empresa.

Mas a grande questão que permeia o assunto é: o que é importante computar em uma planilha de controle de estoque? Para saber a resposta, convidamos você a nos acompanhar ao longo deste post. Boa leitura!

A importância de uma planilha de controle de estoque

A falta de um bom controle de estoque é um dos principais vilões das empresas de construção civil. Em primeiro lugar, porque o desperdício dos materiais está entre os grandes prejuízos do segmento, e a logística é fortemente afetada também por essa ausência de planejamento.

Além disso, sem uma boa planilha de controle de estoque fica difícil identificar o consumo médio de materiais por projeto. Como precificar de maneira lucrativa o serviço, se não há o menor controle de custos e gastos para a execução do projeto? Sem falar no risco de montar um estoque com excesso de itens. E estoque parado se traduz em dinheiro parado.

Agora, ao ter um controle efetivo sobre esse setor produtivo da empresa, o planejamento é mais eficiente, o investimento é mais preciso e a organização vai fazer parte do cronograma de execução das obras. Sem falar em suas outras vantagens, como:

  • mais produtividade;
  • logística aprimorada;
  • cumprimento de prazos;
  • canteiro de obras mais organizado;
  • mais qualidade na apresentação do produto final para os clientes.

O início de uma boa planilha de controle de estoque

A boa gestão com a planilha de controle de estoque começa, então, com a conceituação dos itens considerados como estoque. É essa análise inicial que vai permitir a identificação do que computar na planilha. Em seguida, é hora de avaliar a quantidade de itens — e do número disponível de cada um deles — e dedicar um espaço em sua planilha para registrar a entrada e a saída — ou o consumo da matéria-prima — para manter um rigoroso monitoramento.

Ou seja: uma boa planilha de controle de estoque pode ser elaborada tendo com base os seguintes itens de registro:

código ou descrição de cada material ou produto — facilitando a identificação do mesmo em seu banco de dados;

  • a unidade de consumo (seja ela em kg, metros, por unidade etc.);
  • o estoque mínimo desse material em questão;
  • onde ele se encontra, no interior do estoque;
  • a data e o horário em que ocorreu a entrada do material em questão;
  • a data e o horário em que ocorreu a saída do material em questão.

Você pode ainda deixar a planilha mais completa acrescentando o valor do custo de entrada, de saída e também do estoque atual para manter uma avaliação financeira mais otimizada dos custos relativos a uma obra, por exemplo. Sem falar que é de suma importância saber quanto se tem estocado, em valores, para manter o fluxo de caixa da empresa sadio.

Como melhorar o controle de estoque da empresa?

Além dos itens acima mencionados, a sua empresa pode agregar mais valor a esse setor por meio de algumas boas práticas a serem implementadas em sua rotina. Por exemplo:

O espaço de armazenamento

Isso é de suma importância porque os problemas com a conservação dos materiais não se limitam apenas ao canteiro de obras. O local de armazenamento deve estar de acordo com as necessidades que cada item dispõe. Sem falar que deve haver espaço suficiente para a estocagem, bem como o tráfego e contagem de itens.

Um bom software de gerenciamento de obras

É válido destacar, também, que a tecnologia é fundamental para um efetivo controle de estoque. Isso porque a planilha de controle de estoque, embora fundamental, por si só não confere uma análise mais estratégica da situação de sua empresa.

Por exemplo: seja por meio de uma planilha manual ou digitalizada, os dados não dialogam entre si, e isso dificulta uma avaliação precisa da quantidade de itens, que deve ser continuamente atualizada pela sua equipe.

Por sua vez, com o sistema de gestão de obras as informações são atualizadas a cada movimentação do estoque. Pense no quanto isso gera economia de tempo, produtividade e precisão na contagem de itens do seu setor? Além disso, por meio desse tipo de solução tecnológica é possível cruzar dados e fazer projeções múltiplas em curto, médio e longo prazos. Uma facilidade mais que bem-vinda para evitar desperdícios e prejuízos.

Essa tecnologia ainda confere uma série de outras vantagens, como:

  • alertas para notificar o estoque mínimo dos itens. Algo que facilita a negociação com fornecedores, pois você aprenderá mais a respeito dos seus próprios hábitos de compra;
  • facilita o acompanhamento de pedidos de compra;
  • permite um controle eficaz da ordem de produção.

Não faltam benefícios para contar com uma planilha de controle de estoque revolucionária, portanto. Ela tem tudo para agregar muito mais valor ao seu negócio, desenvolvendo uma vantagem competitiva sem igual para desenvolver gradativamente a sua marca no mercado.

Vale adiantar, o entanto, que esse não é o único fator a ser levado em conta para a boa administração de uma empresa de engenharia. Outro elemento significativo é o orçamento das obras.

E, se você ou alguém de sua equipe pode se beneficiar desse tipo de conhecimento essencial para a organização de sua empresa, convidamos você a baixar, gratuitamente, nosso completo e-book sobre como confeccionar um orçamento campeão!