Imagine que a sua construtora precise comprar os insumos para a obra, mas o orçamento reservado para essa finalidade esteja “zerado” no caixa. O repasse de valor da financiadora só chegará em cinco dias e há outras despesas básicas para serem quitadas, por exemplo. Nesse cenário, você tem duas possibilidades: ou o dinheiro será retirado de outro centro de custo ou a tarefa terá de ser atrasada. Já deu para perceber a “dor de cabeça” que isso pode gerar, né? Imprevistos dessa natureza só se concretizam caso você ainda não tenha implementado o fluxo de caixa como uma etapa do planejamento financeiro da empresa.
Isso porque ele é um simples (e poderoso) instrumento de controle que ajuda a informar sua empresa a respeito de toda a movimentação de capital dentro do seu negócio. Dessa forma, você terá uma maneira de verificar toda entrada e saída de recursos monetários em um período de tempo. Essa duração pode ser diária, semanal… A partir dele, é possível organizar os gastos e recebimentos da construtora. O melhor de tudo é que um fluxo de caixa bem implementado fornece dados que ajudam você a tomar decisões sobre quando deve reduzir os gastos e investir, por exemplo.
Implementar esse mecanismo permite lançar previsões de pagamento de curtíssimo, curto, médio e longo prazo. Assim, é possível prever, por exemplo, a antecipação de compra de alguns insumos (tendo em vista o preço, a logística e outros fatores que ajudarão a otimizar a vida de sua empresa). Analisando dessa forma, em um primeiro momento, pode até parecer milagre, mas esse procedimento devolve o controle de gestão para as suas mãos. Até por render esses tipos de resultados, há quem pense que implementá-lo é um desafio e tanto. Mas, perceba que não!
O que é preciso para implantar um fluxo de caixa na construção civil?
É importante reforçar que não há um único modelo para instituí-lo. De qualquer modo, independente do formato, há quatro categorias que precisam ser estruturadas para obter um rigoroso fluxo de caixa em sua construtora:
#1 Recebimento: é criada para controlar a entrada de dinheiro em caixa (desde os valores das financiadoras, dos próprios clientes, etc). Nessa categoria, é importante incluir todas as formas de recebimento. Um exemplo é o valor transferido pelo banco (a partir de pagamentos de boletos).
#2 Pagamentos: serve para controlar todo e qualquer item que represente a saída de recursos financeiros do caixa. Lembre-se dos fornecedores, de eventuais parcelas de empréstimo para pagamento de maquinários, folha de pagamento, contador, impostos devidos e as despesas de infraestrutura (contas de luz, água e telefone).
#3 Saldo: esse dado representa a diferença entre as duas categorias acima. Ele serve exatamente para ter uma ideia clara sobre a saúde financeira de sua construtora. Com isso, é possível saber, por exemplo, se é o melhor momento para fazer compras antecipadas e a economia real que essa atitude pode trazer à sua empresa.
#4 Diagrama de Fluxo de Caixa (DFC): as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa devem ser representadas no Diagrama de Fluxo de Caixa. No eixo horizontal deve ser apresentado o tempo, com uma divisão em períodos unitários e no eixo vertical as entradas ou saídas do caixa da empresa.
Especialistas da área financeira recomendam que a projeção do fluxo de caixa deve ocorrer por um período de, pelo menos, três meses. Ou seja: você precisa no mínimo desse tempo para ter relativa segurança para controlar a movimentação financeira. Tendo em mãos todas as entradas (valores recebidos) e saídas (pagamentos realizados) é possível calcular o saldo (diferença entre os dois).
Levando em conta essas variantes você estará preparado para decidir sobre várias questões, dentre elas:
- Avaliar a possibilidade de fazer investimentos;
- Verificar a viabilidade de antecipar compras;
- Reduzir custos a partir de melhores contratos;
- Planejar expansão de suas operações.
Dica importante: para fazer esse levantamento e obter um raio-x da saúde financeira de sua obra, há softwares inteligentes disponíveis no mercado, desenvolvidos por especialistas que entendem dos desafios da construção civil. Em sistemas de gestão com essas funcionalidades é possível, por exemplo, integrar os dados financeiros com as outras informações da construtora, facilitando a tomada de decisão.
Por isso, tão importante quanto decidir fazer o controle por fluxo de caixa é a maneira como você vai executá-lo. Depender só de planilhas, que precisam ser preenchidas e ter seus arquivos atualizados frequentemente seria um bom negócio caso a tecnologia não houvesse avançado. Dessa maneira, avalie as soluções presentes no mercado, preferencialmente, aquelas que são focadas nos desafios do seu setor.
Ao seguir essas dicas, aquele problema que colocamos no primeiro parágrafo ficará apenas na sua memória! Experimente as vantagens que a gestão orientada por fluxo de caixa poderá trazer para você. Se ficou com alguma dúvida, escreva nos comentários quais são elas que estaremos sempre dispostos a respondê-las.