5 formas de fazer a gestão de compras mais eficaz na construção civil

Quem atua no ramo da construção civil sabe bem: a compra de insumos para o canteiro de obras não só tira o sono, como também pode deixar o lucro ir por água baixo. Qualquer economia é mais que bem-vinda, ainda mais nesse período de alta de preços e de retração da economia. Em alguns empreendimentos, a compra de materiais de construção pode representar até 50% do total de custos da obra. Trocando em miúdos: está mais do que na hora de você olhar para a gestão de compras de modo mais estratégico.

Mas você já sabe disso, certo? A grande questão é: por onde começar a realizar esse controle eficiente e como dar conta de todos os demais desafios da rotina da construtora? Até porque gerenciar esse processo requer maestria. Afinal de contas, o comprador precisa saber bem a procedência dos itens (ou seja, ter conhecimento dos fornecedores); necessita também ter domínio das etapas usadas na fabricação dos produtos em si; os tributos que incidem sobre aquela compra, etc.

Não bastasse isso, deve estar ainda no radar de preocupações dele como vai funcionar a logística dos itens e como isso se dará no armazenamento no canteiro de obra (já que o estoque em excesso pode comprometer a durabilidade ou resistência dos produtos). Ufa! Falando assim, parece uma missão impossível (daquelas de cinema mesmo) para concretizar. Mas não é, não!

Prova disso, é o fato de termos relacionado 5 formas de fazer a gestão de compras da construção civil. São recomendações práticas e que você pode iniciar hoje mesmo.

#1 Invista em planejamento e controle

Para que tudo dê certo na construtora, é essencial contar com um gestor de compras, dada a estratégia que essa área vem tomando no canteiro de obras (mesmo que sua empresa seja de um porte menor). Até porque ter alguém focado nessa especialidade é de suma importância para um melhor resultado. Dessa forma, é preciso que ele se debruce em planejar muito bem os insumos que serão utilizados nas etapas de construção.

Cabe a ele, por exemplo, centralizar o cadastro de fornecedores, compartilhando com os demais setores que necessitam ter esse dado. No caso de necessitar firmar acordos com novos prestadores de serviço, cabe a ele garantir se os produtos que serão adquiridos cumprem as normas e procedimentos do seu empreendimento. Detalhes importantíssimos igualmente caberão a ele estruturar: logística (para que não haja atrasos de entrega e comprometa as etapas de trabalho); armazenamento (para que espaço ideal para a boa conservação dos itens (evitando que possam ficar expostos às ações do clima e, por consequência, prejudicando a durabilidade deles); e qualidade do material.

#2 Estabeleça relacionamento com os fornecedores

Outra maneira eficiente de garantir uma ótima gestão de compras na construção civil é estreitando o relacionamento com os fornecedores, com os quais já se teve uma boa experiência. Isso é tão valioso que a aproximação pode ser fator decisivo para que próximas compras ocorram em condições ainda melhores, auxiliando no compromisso financeiro de executar a obra dentro do orçamento previsto. Além disso, é natural ainda que essa relação com o passar do tempo possibilite melhores prazos para pagamento e pontualidade nas entregas.

Tudo isso pode conferir a ele um papel ainda mais estratégico dentro da cadeia produtiva, melhorando a performance financeira e criando laços que possam também refletir na qualidade do trabalho executado. O diálogo permanente, a transparência e o compromisso são palavras de ordem para o amadurecimento dessa relação, que podem impactar positivamente sua construtora.

#3 Evite fazer compras de emergências (duplicidade/ controle de recebimento)

Quando nós falamos de controle (uma das palavras que mais aparecem nesse artigo), não estamos de brincadeira! A importância de um rigoroso monitoramento faz com que se evite duplicidade de compra ou mesmo leve ao atraso das etapas no canteiro de obra. A falta de observância a esses critérios pode levar a compras de última hora (que nem precisamos dizer o quanto sairá mais caro, né?), como também pode ainda impactar na produtividade no canteiro de obras.

Ninguém quer que a equipe fique de braços cruzados, esperando a chegada de materiais, não é mesmo? Por isso, a comunicação entre as áreas é um recurso que deve ser levado em alta consideração para que esse controle seja efetivo e possa realmente trabalhar a favor da economia e do consumo consciente dentro da obra.

#4 Capacite o gestor de compras

A busca por novos modos de produção passa também por um olhar de desenvolvimento do gestor de compras e da equipe que atua com ele (se esse for o caso). Todo o investimento racionalizado em cursos de preparação, de gestão, de monitoramento e de maior conhecimento sobre os itens a serem adquiridos favorece para que não se tenham gastos desnecessários ou mesmo haja uma economia que ponha em risco o padrão de qualidade adotado por sua construtora.

Uma recomendação para ajudá-lo na priorização disso, é ter um olhar sobre ocorrências que já podem ter sido identificadas no canteiro de obras. Se o indicador apontar para altas taxas de desperdício, esse pode ser o foco a ser trabalhado na área de compras. Caso o desafio seja no campo da logística (levando a frequentes atrasos de entrega), a capacitação pode aprimorar as habilidades do gestor quanto a esse tópico, e assim por diante.

#5 Sistema de gestão especializado em construção civil

Por fim, não dá para imaginar tudo isso rodando de maneira eficiente sem contar com o apoio da tecnologia. Há softwares no mercado que contribuem diretamente para que todos esses procedimentos possam ocorrer de maneira integradas com todos os departamentos, padronizando a comunicação entre eles, e gerando uma documentação e um histórico que podem ser decisivos para não repetirem falhas anteriores.

Além disso, o sistema de gestão poderá armazenar informações importantes de todas as etapas: desde o projeto, passando pelo planejamento de obra e gestão de compras, sem esquecer o lado financeiro e de recursos humanos. Não bastasse isso, outra facilidade é o acesso ao sistema de gestão, que pode ser feito de qualquer lugar conectado à internet. Também dá um novo status às funções gerenciais, a partir do momento que entrega relatórios fáceis de serem interpretados e que auxiliarão a avançar nas tarefas.

Gostou? Se sim, continue sempre acessando o blog 90t.i., que compartilharemos recomendações de como a tecnologia pode ser tornar a sua melhor aliada para alavancar os resultados no canteiro de obra, contribuindo diretamente para uma gestão de compras eficaz.

Como realizar a gestão de obras com ERP?

Gerenciar um canteiro de obra na construção civil não é tarefa das mais fáceis. Afinal de contas, são diversas as situações desfavoráveis que podem acontecer: desperdícios, problemas com mão de obra e falha de equipamentos — isso só para citar alguns fatores. Todos eles levam à perda da lucratividade! Veja no gráfico abaixo os motivos mais evidentes:

grafico01

grafico02Viu só? Todos estes fatores estão ligados a processos operacionais complexos e dependem da eficiência de vários departamentos diferentes. Para que a obra seja eficiente e lucrativa é importante que a gestão disponha de um bom planejamento, consiga acompanhar os resultados e tenha uma boa interação entre os setores. Olhando assim parece até uma missão impossível de se concretizar, mas você verá que não: desde que você utilize o recurso certo!

A receita de sucesso a que muitas empresas da construção civil têm recorrido é a utilização de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, software de gestão empresarial. Essa solução possui módulos integrados que abrangem de maneira completa e eficiente o fluxo de informações da empresa. E quando o sistema for especializado em gestão de obras os recursos ele atenderá melhor ainda à sua necessidade!

Otimize processos e integre departamentos com ERP

O software ERP possui módulos bem completos, com os recursos necessários para a gestão de vários segmentos corporativos. Dessa maneira, ele consegue integrar os departamentos e processos. Um bom ERP consegue também:

  • Auxiliar no momento do planejamento da obra
  • Ajudar no acompanhamento de resultados
  • Permitir a gestão eficiente de toda a mão de obra, esteja ela no canteiro de obras ou no escritório do administrativo
  • Controlar cronogramas e prazos
  • Fazer orçamentos e previsão de compras
  • Requisitar materiais e outros recursos
  • Controlar o estoque e previsão de suprimentos
  • Realizar todos os processos financeiros necessários: fluxo de caixa, emissão de notas e etc

“Na prática, significa o quê?”

Olhando essas funcionalidades, é natural que você pergunte: como isso tudo vai me ajudar na prática? A resposta é simples: uma solução dessa ajuda a disponibilizar para a empresa informações integradas de qualquer área de negócio. Os dados são repassados de um setor para outro sem interrupções, sem demora e num fluxo contínuo. Outra facilidade é a geração de relatórios, pois o ERP otimiza a captação de informações e facilita a elaboração deles. Dessa forma, os colaboradores passam a receber um feedback bem mais rápido. Por sua vez, os gestores e diretores ficam cientes e podem utilizá-los para definição de estratégias para a tomada de decisão mais inteligente e segura.

Outra vantagem é que o gestor passa a saber onde se encontram as dificuldades, os gargalos, os desperdícios, os sabotadores de produtividade e de lucratividade. Fica muito mais prático adotar estratégias que redirecionem os processos para fazer a obra fluir bem. Com processos mais ágeis e departamentos integrados, toda a gestão das obras é facilitada. Assim, é possível acompanhar mais de perto o andamento das tarefas que foram distribuídas. Dessa maneira, os gestores têm um feedback mais fiel sobre como os seus funcionários estão executando as atividades e como eles estão cumprindo com o cronograma estabelecido.

Redução de custos é outra vantagem

Algumas empresas ficam inseguras em fazer o investimento no software ERP sem a certeza de que valerá a pena. De acordo com o professor e engenheiro Vahan Agopyan, um dos idealizadores da pesquisa “Desperdício de Materiais nos Canteiros de Obras”, da USP, investir em mecanismos como esse é altamente compensador. “Teoricamente, o investimento inicial em gestão dos processos é um pouco elevado, mas se reverte na otimização da produção e com certeza na redução dos desperdícios e custos. […] é preciso olhar a obra como um todo, buscando o melhor gerenciamento dos recursos”, aconselha.  

Ao contrário das aparências, como confirma Vahan, o investimento em sistemas ERP possui alto ROI (Return on Investiment), o que justifica os dados obtidos pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), que mostram que 80% das empresas da indústria da construção civil pretendem investir em novas tecnologias nos próximos cinco anos. Alguns resultados garantidos com a adoção dessa solução são:

  • Gerenciamento adequado de seus recursos, dados e procedimentos
  • Integração de informações financeiras para acompanhar todo o desempenho das obras
  • Visão de gastos desnecessários para corte de custos
  • Redução do prazo de entrega com o aumento da produtividade
  • Otimização da mão obra devido a melhoria do fluxo operacional
  • Redução de estoques e capital de giro com controle integrado a vendas, produção e compras
  • Aumentos de receitas e/ou lucros

Viu quantos ganhos você pode trazer ao seu canteiro de obras? Continue ligado aqui no Blog 90t.i para saber como a tecnologia pode ser sua aliada para reduzir perdas e aumentar o lucro na construção civil.

Controle com eficácia os equipamentos de manutenção de obra

Para quem trabalha na construção civil, a notícia não é novidade: equipamentos e maquinários com manutenção adequada e dentro do prazo são ferramentas essenciais para o bom funcionamento do canteiro de obra. Se eles não estiverem no estado ideal ou mesmo pararem de funcionar, tudo é impactado: desde a produtividade dos funcionários até qualidade do serviço e, não poderia ser diferente, o rendimento financeiro (que é comprometido pelo custo elevado do empreendimento).

Não bastasse isso, se os equipamentos estiverem sem manutenção adequada, há o risco da integridade dos colaboradores, podendo provocar acidentes de trabalho, gerando prejuízos e paralisações no canteiro. Só para se ter uma ideia, a Previdência Social estima que o setor possa perder até R$ 71 bilhões por ano em decorrência de prejuízos de afastamento por adoecimento e acidentes ocorridos em obras. É bom dizer que essa é uma avaliação subestimada, o que significa que o impacto pode ser maior ainda.

Essa fatura fica ainda mais alta se contabilizarmos que os acidentes e afastamentos representam 9% da folha salarial anual e, ainda, um incremento considerável nos gastos dos hospitais conveniados pelo Sistema Único de Saúde (SUS). Não entra nesse cálculo o custo inestimável da integridade física dos operários que atuam nos canteiros. Ou seja: muitos fatores a se considerar! Então o que fazer para solucionar isso?

Mas… manutenção é tudo igual?

Não, há três tipos delas, embora todas alinhadas a um propósito de manter a casa em ordem. O que favorece a eliminação esses prejuízos de que falamos acima. Veja abaixo três tipos de manutenção:

#1 Manutenção preditiva: nesse categoria, enquadram-se as atitudes que ajudam a predizer, ou seja, antecipar-se às falhas: mudanças na forma de operação, componentes que precisem de troca e problemas nos equipamentos e maquinários. São vários os fatores que podem sinalizar a necessidade de realizar esse tipo de manutenção como, por exemplo, a medição de vibração do aparelho. Ao realizá-la, o objetivo é aumentar (ou mesmo conservar) a eficiência dos maquinários, diminuindo riscos na utilização e evitar quebras e paralisações.

#2 Manutenção preventiva: essa modalidade é um pouquinho diferente da anterior. Esta demanda que o reparo a ser realizado seja planejado, justamente pelo procedimento demandar ações programadas, exigindo interrupção do funcionamento do equipamento por um período. A paralisação das máquinas, mesmo que por pouquíssimo tempo, é essencial para que seja feita a limpeza, trocas ou reparo de peças e avaliação de componentes elétricos e hidráulicos, por exemplo. É categorizada na manutenção preventiva ainda serviços de lubrificação, calibração e aferição de instrumentos.

#3 Manutenção corretiva: é o tipo mais comum e também o mais oneroso para a empresa. Normalmente, essa modalidade só ocorre se as duas anteriores não foram realizadas de maneira adequada. Desta forma, o equipamento acaba por ter de passar por um conserto ou reparação. Essa quebra não programada impacta na produtividade e até em eventual desgaste ou depreciação do equipamento. Isso porque, na maioria das vezes ela surge em caráter de urgência, sendo feita depois de uma falha grave do equipamento ou mesmo depois que um acidente já ocorreu.

Seguindo essa linha de raciocínio, é necessário que os responsáveis pela obra mantenham a organização e a limpeza do canteiro de obras. Isso faz com que se reduzam as chances de também danificar aparelhos como no caso de haver fiação exposta, ferramentas fora do lugar e outros aspectos que possam comprometer o funcionamento de máquinas e equipamentos.

“Como ter um controle disso tudo sem ter dor de cabeça?”

Talvez essa tenha sido a sua pergunta se chegou até aqui! A resposta, ao contrário do que se possa imaginar, é prática e acessível: software de gestão especializado em construção civil. Soluções tecnológicas desenvolvidas para ser utilizadas nesses contextos contribuem no controle e manutenção de equipamentos a partir da inclusão de um planejamento rigoroso, com acompanhamento disciplinado do cronograma da obra.

Igualmente em uma solução como essa é possível acompanhar o rendimento do equipamento, a durabilidade e evitar a necessidade de aquisição de novos equipamentos. Com a ajuda da tecnologia, para tocar o trabalho que demanda mais energia, os responsáveis conseguem orientar melhor os colaboradores internos a partir de relatórios gerenciais. Outro ganho é evitar falhas e interrupções no canteiro de obra, reduzindo sensivelmente as chances de entrar no prejuízos daquelas cifras mencionadas no início do texto.

Continue acessando o Blog da 90t.i para informar-se sobre como a tecnologia pode ser sua aliada para otimizar recursos, esforços e, principalmente, potencializar resultados. Até o próximo post!