É natural que o advento tecnológico implicasse em algo além de praticidade no dia a dia. Afinal, toda revolução impacta a maneira com a qual compreendemos algo.
No setor de Construção Civil não foi diferente. Pesados arquivos, pilhas de documentos e a espera por trâmites burocráticos foram substituídos por sistemas integrados e soluções digitais para desburocratizar processos.
Assim, nasceu o Sistema Público de Escrituração Digital — SPED —, formado por 12 módulos de 5 documentos fiscais e 7 escriturações. Entre eles, o SPED Contábil. Acontece que, para colher os benefícios, é preciso ultrapassar os desafios dessa implantação, que vão desde mudanças na rotina ao cumprimento de prazos.
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As principais mudanças decorrentes do SPED
Criado em 2007 para estreitar a relação com o contribuinte, o SPED rapidamente trouxe oportunidades para as empresas, que viram seus processos agilizados e transparentes. Isso porque o projeto ajudou a reduzir o custo com a impressão, a armazenar informações — bem como extinguiu o risco de extravio e a perda de documentos — e também a consultar informações com a Receita. Entre outras grandes mudanças na rotina, como:
- A integração dos fiscos, agora padronizada em um sistema de compartilhamento de informações contábeis e fiscais;
- A uniformização das obrigações dos contribuintes, fazendo agora a transmissão de dados em uma transmissão única para diferentes órgãos fiscalizadores;
- O impacto no dia a dia com a rápida identificação de ilícitos tributários, além da melhoria no controle de processos e a rapidez no acesso, edição e compartilhamento de dados.
Com isso, é nítido que tais mudanças afetam não apenas os processos, mas o perfil do profissional da área contábil. Agora, muitas de suas tarefas de alimentação de dados foram reduzidas ou extintas, tornando-o um membro estratégico que pode estender o seu escopo de atuação para além dos lançamentos e auditoria — como na gestão ou em Recursos Humanos, por exemplo.
Os desafios de implantação do SPED Contábil
O SPED Contábil — conhecido como ECD (Escrita Contábil Digital) — também foi um modelo de grande impacto dentro do que o SPED já havia proporcionado. Afinal de contas, assim que implementado, o SPED Contábil eliminou algumas obrigações que o profissional da área contábil tinha, como:
- A NF-e — Nota Fiscal Eletrônica — chegou para substituir o modelo convencional em papel;
- A Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica — DIPJ — passou a ser solucionada por meio da Escrituração Contábil Fiscal;
- Com a chegada do eSocial e o seu pleno funcionamento, outras 13 obrigações serão trabalhadas de maneira integrada e digital.
Isso tudo, como já mencionado, se traduz em desafios, pois interfere em tudo aquilo que o profissional já tinha o hábito e conhecimento necessário para fazer e os coloca em uma nova plataforma, com novos processos, informações e prazos. No entanto, o conceito aplicado absorvido e implementado só tem a trazer vantagens para as empresas e o profissional.
Mais atenção à área de TI
Se, por um lado, o profissional contábil se viu dentro de uma nova rotina, as empresas também viram outro setor crescer exponencialmente e na necessidade de se qualificar mais: a área de TI. Isso porque os negócios estão mais alinhadas aos processos digitais, e isso implica trabalhar a segurança digital da corporação e todos os processos tecnológicos como uma ferramenta de gestão.
Para todos os colaboradores, suas posições passam a ser mais estratégicas e autônomas, enquanto muitos processos se tornam mais automatizados, o que rende mais produtividade em cada departamento.
O SPED Contábil traz mais proximidade com órgãos e clientes
Muitas pessoas podem dizer que existem ainda certas dificuldades no relacionamento entre empresas e fornecedores ou clientes, no que diz respeito aos dados exigidos pela escrituração. Acontece que a integração de dados proposta pelo SPED, com as informações em um sistema que concentra e identifica grande parte das responsabilidades fiscais da empresa, ajuda a organizar as informações e as coloca à disposição de quem desejar.
Isso, por um lado, escancara a transparência entre clientes, fornecedores e as empresas, bem como com os órgãos reguladores. Mas também permite um relacionamento mais próximo, ágil e integrado entre todas as partes.
Bom exemplo disso é a facilidade com que as empresas podem consultar as informações requeridas quando a Receita faz um questionamento. Todos possuem acesso à informação, hoje em dia, o que ajuda a tornar o negócio mais harmônico e permite o intercâmbio de dados, em tempo real, entre os negócios e a sua cadeia produtiva.
Os cuidados com os prazos propostos pelo sistema
Com a invasão digital nos processos da área contábil, as empresas se viram alvo de novos prazos e obrigações acessórias. Entre eles, a entrega da Escrita Contábil Digital — ECD —, uma vez que o seu descumprimento pode acarretar em penalidades para o negócio, como esclarecimentos à RFB ou mesmo multas, de acordo com o art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 24/08/2001. Essa medida, inclusive, torna obrigatória a entrega da ECD a todas as pessoas jurídicas que podem ser enquadradas nas situações:
- Desde que sujeita à tributação do Imposto sobre a Renda, com base no lucro real;
- Tributadas com base no lucro presumido, que distribuem parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto e sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
- Isentas ou imunes e obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições, de acordo com os termos da IN da RFB nº 1.252/ 2012;
- Constituídas sob a forma de Sociedades em Conta de Participação.
Além disso, empresas que tiveram movimento também estão sujeitas à transmissão do SPED Contábil, uma vez que podem ocorrer pagamentos de serviços nesse período, por exemplo. Por outro lado, as empresas que transmitirem a ECD, não necessitam da impressão dos livros fiscais, já que a autenticação é digital. Portanto, o SPED Contábil tem substituído a escrituração convencional pela virtual.
Também compõe outros livros como diário, razão e o de balancetes diários. Por fim, as empresas devem se atentar à assinatura digital para o envio da ECD, que possui validade jurídica, desde que o certificado seja emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil — e com segurança mínima tipo A3.
Os desafios superados contribuem para uma rotina organizada
Como deu para perceber neste breve artigo, são muitas as informações e desafios a serem absorvidos e implementados, no que diz respeito ao uso do SPED Contábil. Entretanto, essa ferramenta tem o poder de unificar atividades de recepção, bem como validar, armazenar e autenticar livros e documentos da escrituração contábil de empresas. Ou seja: agilidade, produtividade e economia. Qualidades que qualquer empreendimento busca em seu dia a dia.
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